Cara Menghitung ROI Program IT Outsourcing dan Metode Evaluasinya

Mengukur efektivitas investasi dalam program IT outsourcing tidak pernah sesederhana menghitung biaya kontrak. Perusahaan sering terpaku pada nominal yang tertera di proposal vendor, padahal dampak outsourcing jauh lebih luas dari percepatan operasional, peningkatan kualitas layanan, hingga penghematan jangka panjang. 

Komponen Utama dalam Menghitung ROI IT Outsourcing

Untuk mendapatkan angka ROI yang valid, perusahaan harus memahami seluruh komponen yang berperan dalam perhitungan. Secara umum, komponen utama terbagi menjadi tiga kategori berikut.

Biaya investasi

Kategori ini mencakup semua biaya yang muncul sejak awal inisiasi hingga program outsourcing dijalankan penuh. Elemen utamanya meliputi biaya kontrak layanan outsourcing, biaya pelatihan dan adaptasi bagi talent baru, serta biaya manajemen proyek dari sisi internal perusahaan. Biaya-biaya ini mudah diidentifikasi karena biasanya tertulis jelas dalam proposal.

Manfaat finansial

Manfaat finansial adalah sumber utama value dari outsourcing. Manfaat ini dapat berupa pengurangan biaya SDM internal karena beban pekerjaan beralih, efisiensi operasional yang muncul dari penggunaan tenaga ahli yang lebih kompeten, hingga peningkatan produktivitas akibat perbaikan proses kerja.

Manfaat non finansial

Pada banyak kasus, manfaat non finansial justru menjadi fondasi tercapainya efisiensi jangka panjang. Contohnya adalah peningkatan kualitas layanan, kepuasan pelanggan, pengurangan bottleneck, peningkatan keamanan sistem, serta stabilitas operasional.

Meskipun tidak selalu dapat dikonversi menjadi angka secara langsung, manfaat ini tetap berperan dalam pengambilan keputusan dan harus dicatat sebagai bagian dari evaluasi strategis.

Cara Hitung ROI Program IT Outsourcing

Struktur untuk cara perhitungan ROI bersifat sederhana, tetapi penentuan angkanya membutuhkan data yang akurat. Rumus dasar ROI adalah sebagai berikut.

Langkah menghitungnya meliputi beberapa tahap:

• Identifikasi seluruh biaya outsourcing, termasuk biaya langsung dan tidak langsung. 
• Hitung seluruh manfaat finansial berdasarkan data operasional, peningkatan produktivitas, serta penghematan biaya. 
• Masukkan angka ke dalam rumus ROI untuk mengetahui persentase keuntungan. 
• Evaluasi berkala setiap kuartal atau per tahun agar perusahaan dapat menyesuaikan strategi outsourcing sesuai performa dan kebutuhan terbaru.

Metode Terbaik Menghitung Biaya Tersembunyi Outsourcing IT

Salah satu faktor yang paling sering menyebabkan kesalahan hitung ROI adalah biaya tersembunyi. Banyak perusahaan meremehkan besarnya biaya tidak langsung yang muncul selama program berjalan. Praktik terbaik untuk menghitung biaya tersembunyi meliputi beberapa pendekatan berikut.

• Identifikasi seluruh biaya yang tidak muncul dalam kontrak tetapi muncul akibat aktivitas outsourcing, misalnya waktu tambahan untuk pelatihan, koordinasi lintas tim, supervisi, integrasi sistem, atau penggunaan tools internal. 
• Lakukan evaluasi terhadap risiko kegagalan komunikasi yang bisa memengaruhi produktivitas tim internal. 
• Gunakan audit dan survei internal untuk mengumpulkan data aktual terkait beban kerja tambahan yang dialami tim internal sejak outsourcing berjalan. 

Pendekatan ini menghindarkan perusahaan dari estimasi bias yang sering muncul dari asumsi dan perkiraan.

Selain itu, perusahaan juga perlu menghitung biaya risiko potensial yang mungkin terjadi selama kontrak tiga tahun, seperti penyesuaian scope mendadak, kebutuhan skill tambahan, atau penurunan performa vendor. Perhitungan ini membantu memastikan bahwa angka ROI tidak hanya terlihat baik di atas kertas, tetapi juga realistis dalam implementasi.

Baca juga: Cara Menghitung ROI untuk Investasi Upskilling dan Reskilling Karyawan

Contoh Template Perhitungan ROI Program IT Outsourcing untuk Kontrak 3 Tahun

Bagian berikut memberikan contoh template lengkap untuk perhitungan ROI outsourcing tiga tahun. Angkanya dapat disesuaikan berdasarkan struktur biaya masing-masing perusahaan. 

Template ini mencakup biaya langsung, biaya tersembunyi, total investasi, manfaat finansial, hingga estimasi ROI akhir.

Melalui struktur template seperti ini, perusahaan dapat menghitung ROI secara objektif, mengidentifikasi titik pemborosan, dan menemukan area optimalisasi selama kontrak berjalan.

Baca juga: Template Kalkulator Cost Per Hire - Cara Hitung Budget Rekrutmen

Strategi Memaksimalkan ROI IT Outsourcing

Perhitungan ROI hanya akan bermakna jika perusahaan berkomitmen untuk memaksimalkan hasilnya. Ada beberapa strategi praktis yang dapat membantu meningkatkan ROI outsourcing.

Memilih mitra outsourcing yang tepat adalah langkah paling efektif untuk memaksimalkan nilai investasi. BINAR Tech Talent Solutions membantu perusahaan menemukan engineer dan talent digital yang cepat beradaptasi dengan kebutuhan proyek, didukung proses seleksi menyeluruh dan sistem evaluasi performa yang rapi. 

Dengan kualitas talent yang stabil, perusahaan terhindar dari biaya tersembunyi akibat onboarding yang berkepanjangan, miskomunikasi teknis, maupun keterlambatan pengerjaan.

Setelah memilih mitra yang tepat, perusahaan perlu memastikan kontrak dan komunikasi berjalan efisien. Struktur kerja yang jelas, SLA yang terukur, serta penggunaan teknologi monitoring yang tepat akan meminimalkan risiko downtime dan menjaga alur kolaborasi tetap konsisten.

Melalui pendekatan yang terukur, transparan, dan berbasis data, perusahaan dapat memastikan bahwa program IT outsourcing memberikan nilai yang optimal sekaligus memperkuat daya saing jangka panjang.

Konsultasi lebih lanjut detail kebutuhan Anda melalui form di bawah ini

‍

‍