BPO dan IT Outsourcing, Apa Bedanya?

Perusahaan semakin banyak mengandalkan outsourcing sebagai strategi bisnis. Tujuannya tidak hanya untuk menekan biaya, tetapi juga agar tim internal bisa fokus pada kompetensi utama sekaligus memperoleh akses ke teknologi dan tenaga ahli yang belum tersedia di dalam perusahaan.

Dalam praktiknya, ada dua istilah yang sering dibicarakan: BPO (Business Process Outsourcing) dan IT Outsourcing. Keduanya memang sama-sama melibatkan pihak ketiga, tetapi berbeda dari segi fokus, cakupan layanan, hingga manfaat dan risiko yang ditawarkan.

Apa itu BPO?

Business Process Outsourcing (BPO) adalah strategi bisnis di mana perusahaan menyerahkan proses non-inti ke pihak ketiga, seperti call center, layanan pelanggan, akuntansi, penggajian, atau administrasi. Strategi ini membantu perusahaan tetap fokus pada aktivitas utama, sekaligus menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi.

Ciri khas Business Process Outsourcing (BPO):

• Pekerjaan yang bersifat rutin dan standar.
• Dilakukan dengan volume besar atau frekuensi tetap.
• Dikerjakan oleh penyedia jasa spesialis di bidang non-inti.
• Umumnya menggunakan kontrak jangka panjang antara perusahaan dan vendor.

Apa itu IT Outsourcing?

IT Outsourcing adalah penggunaan jasa pihak ketiga untuk menangani kebutuhan teknologi informasi perusahaan. Layanan yang biasanya termasuk di dalamnya antara lain pengembangan software, pengelolaan server dan jaringan, keamanan siber, manajemen cloud, serta helpdesk. Dengan cara ini, perusahaan bisa mengurangi biaya, mendapatkan keahlian khusus, berinovasi lebih cepat, dan menjaga sistem tetap aman.

Perbedaan Utama antara BPO dan IT Outsourcing

Untuk lebih mudah memahami perbedaan antara skema BPO dan IT Outsourcing, Anda dapat melihat tabel di bawah ini berdasarkan beberapa berikut

Berdasarkan perbandingan tabel di atas, ada beberapa pertimbangan yang bisa ditarik untuk menentukan kebutuhan Anda:

1. Sifat Pekerjaan: Repetitif vs. Keahlian Khusus

Ini adalah pembeda paling mendasar.

• Pilih BPO jika: Pekerjaan tersebut bersifat operasional, bervolume tinggi, dan berulang (rutin). Anda tidak membutuhkan "ahli" untuk menciptakan sesuatu yang baru, melainkan tim yang bisa mengerjakan prosedur standar dengan cepat dan minim kesalahan (contoh: Data Entry, Call Center).
• Pilih IT Outsourcing jika: Pekerjaan tersebut membutuhkan pemecahan masalah yang kompleks, logika teknis, dan kreativitas rekayasa. Anda menyewa "otak" dan keahlian spesifik yang mungkin tidak dimiliki tim internal untuk membangun atau menjaga sistem (contoh: Membangun Aplikasi Mobile, Migrasi Cloud).

2. Tujuan Bisnis: Efisiensi Biaya vs. Akselerasi Inovasi

Apa goal akhir manajemen?

• BPO (Cost-Centric): Tujuannya hampir selalu untuk memangkas biaya operasional (Opex). Perusahaan ingin melepaskan beban administrasi agar bisa fokus pada bisnis inti. Ukuran suksesnya adalah: "Apakah biayanya lebih murah daripada merekrut staf sendiri?"
• IT Outsourcing (Value-Centric): Tujuannya seringkali untuk transformasi atau peningkatan kapabilitas. Perusahaan ingin teknologi yang lebih canggih tanpa harus melatih tim internal dari nol. Ukuran suksesnya adalah: "Apakah sistem ini membuat bisnis kita berjalan lebih cepat/aman/modern?"

3. Risiko & Kontrol: Output vs. Outcome

• BPO (Fokus pada Output): Risiko ada pada kualitas layanan harian. Anda mengontrol vendor melalui SOP yang ketat. Jika agen CS salah menjawab, dampaknya pada satu pelanggan.
• IT Outsourcing (Fokus pada Outcome): Risiko ada pada kegagalan sistemik dan keamanan data. Jika vendor IT meninggalkan bug pada kode aplikasi perbankan, dampaknya bisa melumpuhkan seluruh operasional perusahaan. Karena itu, IT Outsourcing membutuhkan pengawasan teknis (CTO/IT Manager) yang jauh lebih ketat daripada BPO.

Sederhananya, jika perusahaan Anda ingin merampingkan organisasi dengan memindahkan beban kerja administratif tanpa keahlian khusus, gunakan BPO. Namun, jika perusahaan Anda ingin melakukan digitalisasi atau memperkuat infrastruktur teknologi tanpa merekrut developer tetap, gunakan IT Outsourcing.

Manfaat Menggunakan BPO & IT Outsourcing

Menggunakan BPO maupun Jasa IT Outsourcing tidak hanya membantu mengurangi beban kerja internal, tetapi juga memberi nilai tambah strategis bagi perusahaan. Jika dikelola dengan tepat, keduanya dapat menghadirkan berbagai manfaat nyata yang mendukung efisiensi dan pertumbuhan bisnis, seperti:

1. Efisiensi Biaya
   
   • Mengurangi biaya tenaga kerja karena vendor sudah memiliki tenaga, fasilitas, infrastruktur.
   • Hemat investasi awal untuk membangun sistem teknologi jika menggunakan IT outsourcing.
   • Misalnya, banyak studi BPO mengindikasikan penghematan biaya tenaga kerja bisa sampai 30-70% tergantung wilayah dan jenis layanan. 
   • Infrastruktur TI yang lebih murah apabila vendor sudah punya sendiri.
     
     
2. Fokus pada Core Business
   
   • Dengan alih daya proses non-inti, perusahaan bisa memfokuskan sumber daya pada strategi inti, inovasi, dan pertumbuhan.
   • Memudahkan manajemen agar tidak terbebani oleh proses administrasi atau teknis rutin.
     
     
3. Akses ke Keahlian dan Teknologi Terbaru
   
   • Vendor IT biasanya memiliki spesialis di bidang TI, keamanan, cloud, dsb.
   • Dengan ini perusahaan bisa mendapatkan solusi teknologi terkini tanpa harus mempekerjakan dan melatih staf sendiri.
   • Selain itu, vendor BPO juga menggunakan best practice dalam proses, automasi, digitalisasi.
     
     
4. Skalabilitas dan Fleksibilitas
   
   • Memungkinkan perusahaan mengatur kapasitas layanan secara fleksibel sesuai kondisi pasar, baik saat permintaan melonjak maupun melambat.
   • Penggunaan model kontrak variatif (volume, proyek, retainer).
     
     
5. Peningkatan Efisiensi Operasional / Proses
   
   • Proses menjadi terstandarisasi, waktu penyelesaian bisa dipersingkat, kesalahan bisa diminimalisasi.
   • Contoh: outsourcing proses back-office seperti pengolahan data atau order processing bisa mengurangi lead time signifikan. 

Risiko yang Perlu Diperhatikan

Agar manfaat bisa diraih secara optimal, perusahaan perlu mempertimbangkan risiko-risiko dan cara mitigasinya:

• Kontrol & Pengawasan: Risiko kehilangan kontrol terhadap bagaimana proses dijalankan, terutama dalam IT Outsourcing bisa terjadi ketidakselarasan antara visi perusahaan dan vendor.
• Keamanan Data & Kepatuhan Regulasi: Vendor harus punya standar keamanan, kebijakan privasi, dan kepatuhan terhadap regulasi lokal/internasional.
• Ketergantungan Vendor (Vendor Lock-in): Bila satu vendor dipilih untuk banyak layanan, bisa jadi perusahaan sulit berpindah jika performanya menurun.
• Biaya Tersembunyi: Misalnya untuk integrasi, pengelolaan kontrak, perubahan dalam scope, upgrade teknologi.
• Komunikasi & Budaya Kerja: Perbedaan zona waktu, bahasa, budaya organisasi bisa menyebabkan miskomunikasi, keterlambatan.
• Quality & Keterampilan: Vendor mungkin tidak selalu memiliki keahlian domain spesifik perusahaan; kualitas layanan bisa bervariasi.

Cara Memilih BPO vs IT Outsourcing 

Berikut rekomendasi praktis bagi perusahaan (terutama skala menengah ke atas) yang ingin memutuskan antara BPO, IT Outsourcing, atau kombinasi keduanya:

1. Lakukan Analisis Internal Terlebih Dahulu
   
   • Identifikasi proses mana yang benar-benar non-inti dan rutin vs mana yang mempunyai elemen teknologi atau inovasi tinggi.
   • Buat peta proses (process mapping) untuk menentukan beban kerja, frekuensi, biaya, dan risiko current state.
     
     
2. Tentukan Prioritas Bisnis
   
   • Apakah yang lebih penting: penghematan biaya, kecepatan inovasi, keamanan data, atau kontrol proses?
   • Jika keamanan data mutlak, maka vendor harus punya sertifikasi keamanan (ISO, GDPR, lokal) yang kuat.
     
     
3. Pilih Model Gabungan (Hybrid)
   
   • Banyak perusahaan menggunakan kombinasi: beberapa fungsi bisnis non-inti dialihkan ke BPO, sementara bagian IT yang strategis tetap dikelola internal atau oleh vendor IT khusus.
   • Model hybrid bisa memadukan kelebihan: efisiensi dari BPO + kontrol dan inovasi teknis dari IT Outsourcing.
     
     
4. Evaluasi Vendor dengan Kriteria yang Jelas
   
   • Portofolio dan pengalaman di domain perusahaan (industri)
   • Reputasi & testimoni
   • Kepatuhan regulasi keamanan & privasi
   • SLA & metrik performa yang diukur secara reguler
   • Kapabilitas automasi / teknologi terkini (untuk BPO) dan skill engineering (untuk IT Outsourcing)
     
     
5. Kelola Kontrak & Governance dengan Baik
   
   • Tentukan scope kerja, deliverables, jadwal, SLA, penalti jika tidak sesuai.
   • Pastikan ada mekanisme audit atau monitoring performa vendor.
   • Termasuk klausul perubahan scope, exit strategy, kepemilikan atas IP (terutama untuk IT Outsourcing).
     
     
6. Rencanakan Keamanan & Privasi Sejak Awal
   
   • Gunakan enkripsi, kontrol akses, proteksi data, backup, audit keamanan reguler.
   • Pastikan vendor memiliki kebijakan keamanan dan pernah menangani insiden keamanan.
   • Jika antar negara atau lokasi berbeda, perhatikan regulasi lokal terkait data dan privasi.
     
     
7. Siapkan Rencana Transisi & Skalabilitas
   
   • Bila perusahaan memilih memakai vendor eksternal, buat rencana transisi: bagaimana pemindahan layanan ke vendor, pelatihan, dokumentasi.
   • Pastikan vendor bisa memperbesar kapasitas, mendukung pertumbuhan, menyediakan layanan tambahan bila diperlukan di masa depan.
     
     

BINAR sebagai Solusi Tech Talent untuk IT Outsourcing

Di tengah meningkatnya kebutuhan BPO dan IT Outsourcing, tantangan utama perusahaan bukan hanya memilih vendor, tapi juga mendapatkan talenta teknologi (tech talent) yang tepat. Banyak perusahaan kesulitan mencari tenaga ahli TI, developer, data analyst, maupun spesialis digital yang sesuai kebutuhan bisnis dan proyek outsourcing.

Di sinilah BINAR hadir dengan layanan Tech Talent Solution. Melalui pendekatan headhunting dan outsourcing/managed service, BINAR Tech Talent Solution membantu perusahaan mendapatkan talenta digital berkualitas yang siap bergabung dalam model kerja fleksibel sesuai kebutuhan khususnya untuk mendukung proyek digital perusahaan.

Mengapa BINAR relevan untuk kebutuhan BPO & IT Outsourcing?

• Akses cepat ke tech talent berpengalaman tanpa harus melalui proses rekrutmen panjang.
• Fleksibilitas model layanan: perusahaan bisa memilih skema outsourcing penuh, kontrak jangka pendek, atau penguatan tim internal.
• Fokus pada core business: manajemen tidak perlu terbebani proses perekrutan & training, sehingga tetap bisa berfokus pada strategi utama perusahaan.
• Kesesuaian dengan tren BPO & IT Outsourcing: layanan BINAR selaras dengan kebutuhan bisnis modern yang semakin mengandalkan alih daya untuk efisiensi dan akselerasi transformasi digital.

Baik BPO maupun IT Outsourcing menawarkan manfaat besar bagi perusahaan mulai dari efisiensi biaya, peningkatan fokus bisnis, hingga akses pada teknologi terbaru. Dengan pertumbuhan pasar yang signifikan, keduanya semakin penting dalam strategi perusahaan modern.

Namun, kunci sukses terletak pada pemilihan partner yang tepat. Untuk perusahaan yang membutuhkan dukungan talenta digital di ranah BPO maupun IT Outsourcing, BINAR Tech Talent Solution siap menjadi mitra yang membantu mempercepat transformasi bisnis Anda.

Hubungi kami melalui form di bawah ini untuk temukan IT talent berkualitas

‍