Tim IT memiliki peran penting dalam mendukung operasional dan pengembangan bisnis. Mulai dari menjaga sistem tetap berjalan, mengembangkan aplikasi, mengelola infrastruktur, hingga memastikan keamanan data, seluruh pekerjaan tersebut membutuhkan kapasitas dan keterampilan yang memadai.
Namun, kebutuhan teknologi perusahaan dapat berkembang lebih cepat dibandingkan kemampuan tim yang tersedia. Proyek baru mulai berjalan, permintaan dari berbagai departemen meningkat, sementara developer dan tenaga IT yang ada harus menangani pekerjaan operasional sehari-hari.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan perlu mengevaluasi apakah kapasitas tim IT masih mencukupi. Menambah kapasitas bukan selalu berarti merekrut karyawan baru. Perusahaan dapat mempertimbangkan redistribusi pekerjaan, peningkatan kemampuan tim, penggunaan teknologi otomatisasi, atau dukungan IT outsourcing.
Apa yang dimaksud dengan kapasitas tim IT?
Kapasitas tim IT adalah kemampuan tim untuk menyelesaikan pekerjaan dalam periode tertentu dengan mempertimbangkan jumlah anggota, keterampilan, waktu, dan sumber daya yang tersedia.
Kapasitas tidak hanya ditentukan oleh jumlah karyawan. Tim dengan banyak developer belum tentu memiliki kapasitas yang cukup jika keterampilan mereka tidak sesuai dengan kebutuhan proyek.
Sebaliknya, tim yang lebih kecil dapat bekerja efektif apabila pembagian tanggung jawab jelas, proses kerja terstruktur, dan setiap anggota memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi kapasitas berdasarkan beban kerja aktual, prioritas bisnis, kompleksitas proyek, serta kemampuan tim dalam menjaga sistem yang sudah berjalan.
Tanda perusahaan perlu menambah kapasitas tim IT
Ada beberapa kondisi yang dapat menjadi sinyal bahwa tim IT membutuhkan tambahan kapasitas.
1. Proyek sering mengalami keterlambatan
Jika proyek teknologi berulang kali melewati tenggat waktu, perusahaan perlu mengevaluasi penyebabnya. Keterlambatan dapat terjadi karena estimasi yang kurang akurat, perubahan kebutuhan, dependensi lintas tim, atau jumlah personel yang tidak sebanding dengan beban pekerjaan.
Jika tim sudah bekerja dengan prioritas yang jelas tetapi tetap kesulitan menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, kemungkinan perusahaan membutuhkan tambahan kapasitas.
Perusahaan perlu membedakan keterlambatan yang disebabkan oleh proses kerja dan keterbatasan jumlah atau keterampilan tenaga IT. Penambahan personel tidak otomatis menyelesaikan masalah apabila akar penyebabnya adalah requirement yang tidak jelas atau alur persetujuan yang terlalu panjang.
2. Backlog pekerjaan terus menumpuk
Backlog yang terus bertambah dapat menunjukkan bahwa permintaan pekerjaan lebih besar daripada kemampuan tim untuk menyelesaikannya.
Contohnya, tim IT menerima permintaan pengembangan fitur, perbaikan bug, integrasi sistem, dan dukungan operasional secara bersamaan. Jika pekerjaan baru terus masuk sementara backlog lama tidak berkurang, perusahaan perlu mengevaluasi kapasitas dan prioritas tim.
Perusahaan juga perlu mengelompokkan backlog berdasarkan urgensi dan dampak bisnis. Dengan begitu, tim dapat mengetahui apakah masalahnya berasal dari terlalu banyak permintaan atau keterbatasan sumber daya untuk menangani pekerjaan penting.
3. Tim terlalu banyak menangani pekerjaan operasional
Developer yang seharusnya berfokus pada pengembangan produk mungkin menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menangani bug, permintaan dukungan, atau pemeliharaan sistem.
Kondisi ini dapat menghambat proyek strategis karena waktu untuk pengembangan fitur baru semakin terbatas.
Jika pekerjaan operasional terus menyita kapasitas tim, perusahaan dapat mempertimbangkan pemisahan tanggung jawab, otomatisasi proses, atau penambahan tenaga IT untuk fungsi tertentu.
4. Perusahaan menjalankan proyek teknologi baru
Peluncuran aplikasi, migrasi sistem, implementasi cloud, dan pengembangan platform digital biasanya membutuhkan keterampilan serta kapasitas tambahan.
Tim internal mungkin mampu menjaga sistem yang sudah berjalan, tetapi belum tentu memiliki cukup waktu untuk menangani proyek baru secara bersamaan.
Perusahaan perlu memperkirakan kebutuhan tenaga berdasarkan ruang lingkup, kompleksitas, target penyelesaian, dan teknologi yang digunakan.
5. Keterampilan tim belum sesuai dengan kebutuhan teknologi
Kekurangan kapasitas tidak selalu berkaitan dengan jumlah orang. Perusahaan juga dapat menghadapi kesenjangan kompetensi ketika teknologi yang digunakan membutuhkan keterampilan yang belum dimiliki tim.
Misalnya, perusahaan ingin memigrasikan sistem ke cloud, tetapi tim internal belum memiliki pengalaman yang cukup dalam cloud architecture dan DevOps.
Dalam situasi ini, perusahaan dapat mempertimbangkan pelatihan, perekrutan spesialis, atau menggunakan dukungan talenta eksternal dengan pengalaman yang relevan.
6. Beban kerja anggota tim tidak seimbang
Jika beberapa developer terus menerima pekerjaan tambahan sementara anggota lain memiliki kapasitas berbeda, distribusi kerja perlu dievaluasi.
Beban kerja yang tidak seimbang dapat meningkatkan risiko kelelahan, menurunkan kualitas pekerjaan, dan membuat perusahaan terlalu bergantung pada individu tertentu.
Jika redistribusi pekerjaan tidak cukup membantu, perusahaan perlu menilai apakah tim membutuhkan tambahan personel atau spesialisasi tertentu.
7. Perusahaan terlalu bergantung pada beberapa individu
Ketergantungan pada satu atau dua orang dapat menjadi risiko operasional. Ketika mereka cuti, resign, atau menangani proyek lain, pekerjaan penting dapat tertunda.
Kondisi ini menunjukkan perlunya memperkuat kapasitas sekaligus mendistribusikan pengetahuan dan tanggung jawab secara lebih merata.
Faktor yang perlu dievaluasi sebelum menambah kapasitas tim IT
Sebelum membuka rekrutmen atau menggunakan IT outsourcing, perusahaan perlu memahami kebutuhan yang sebenarnya.
1. Beban kerja dan prioritas proyek
Petakan seluruh pekerjaan yang sedang berjalan, termasuk proyek pengembangan, pemeliharaan, dukungan operasional, dan permintaan dari departemen lain.
Evaluasi pekerjaan mana yang menjadi prioritas, berapa lama waktu penyelesaiannya, dan apakah terdapat pekerjaan yang dapat ditunda atau dihentikan.
Langkah ini membantu perusahaan menghindari penambahan personel untuk pekerjaan yang sebenarnya tidak memberikan nilai cukup besar.
2. Keterampilan yang dibutuhkan
Identifikasi kompetensi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kebutuhan dapat mencakup backend development, frontend development, mobile development, QA, DevOps, data engineering, atau cybersecurity.
Perusahaan juga perlu menentukan tingkat senioritas. Proyek yang membutuhkan perancangan arsitektur mungkin memerlukan developer senior, sedangkan pekerjaan implementasi dengan arahan yang jelas dapat ditangani oleh developer dengan tingkat pengalaman berbeda.
3. Kapasitas tim internal
Evaluasi jumlah anggota tim, distribusi tanggung jawab, tingkat utilisasi, dan waktu yang tersedia untuk pekerjaan baru.
Jangan hanya menghitung jumlah developer. Perhatikan pula waktu yang digunakan untuk rapat, code review, koordinasi, dokumentasi, dan dukungan operasional.
4. Anggaran dan durasi kebutuhan
Tentukan apakah tambahan kapasitas dibutuhkan untuk jangka panjang atau hanya selama proyek tertentu.
Kebutuhan permanen mungkin lebih sesuai dipenuhi melalui perekrutan internal. Sementara itu, kebutuhan berbasis proyek atau dengan durasi terbatas dapat dipertimbangkan melalui IT outsourcing.
Pilihan untuk menambah kapasitas tim IT
Setelah memahami kebutuhan, perusahaan dapat memilih pendekatan yang paling sesuai dengan kondisi bisnis.
1. Merekrut karyawan IT secara permanen
Rekrutmen permanen cocok ketika perusahaan membutuhkan kompetensi yang terus digunakan dalam operasional dan pengembangan jangka panjang.
Karyawan internal dapat membangun pemahaman mendalam mengenai sistem, proses bisnis, dan budaya kerja perusahaan.
Namun, perusahaan perlu memperhitungkan waktu rekrutmen, biaya kompensasi, onboarding, serta kebutuhan pengembangan karyawan.
2. Menggunakan IT outsourcing
IT outsourcing memungkinkan perusahaan mendapatkan dukungan talenta eksternal untuk memenuhi kebutuhan proyek atau memperkuat kapasitas tim.
Pendekatan ini dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan keterampilan tertentu, ingin mempercepat pemenuhan kebutuhan developer, atau belum memerlukan penambahan karyawan permanen.
Perusahaan tetap perlu menetapkan ruang lingkup, tanggung jawab, standar kualitas, dan mekanisme koordinasi agar talenta eksternal dapat bekerja selaras dengan tim internal.
Sebelum memilih pendekatan tersebut, perusahaan dapat mempelajari build vs buy tim developer untuk membandingkan kebutuhan membangun tim sendiri dengan menggunakan dukungan eksternal.
3. Menggunakan tim hybrid
Tim hybrid menggabungkan karyawan internal dengan talenta eksternal. Model ini memungkinkan perusahaan mempertahankan pengetahuan bisnis di dalam organisasi sekaligus mendapatkan tambahan kapasitas teknis dari luar.
Misalnya, Product Manager dan Tech Lead berasal dari tim internal, sedangkan perusahaan menambahkan backend developer dan QA Engineer dari mitra outsourcing untuk mempercepat pengembangan.
Agar kolaborasi berjalan efektif, perusahaan perlu mengatur pembagian tanggung jawab, komunikasi, akses sistem, dan alur pelaporan. Panduan cara mengelola tim hybrid antara in-house developer dan IT outsourcing dapat membantu perusahaan memahami aspek koordinasi yang perlu disiapkan.
4. Meningkatkan kemampuan tim yang sudah ada
Jika kesenjangan kapasitas disebabkan oleh keterampilan, perusahaan dapat mempertimbangkan upskilling atau reskilling.
Contohnya, developer yang sudah memahami pengembangan aplikasi dapat mengikuti pembelajaran mengenai cloud, automated testing, atau teknologi lain yang dibutuhkan perusahaan.
Pendekatan ini membantu membangun kompetensi internal, meskipun perusahaan tetap perlu memperhitungkan waktu yang dibutuhkan hingga karyawan mampu menerapkan keterampilan baru secara mandiri.
5. Mengoptimalkan proses dan otomatisasi
Tidak semua masalah kapasitas harus diselesaikan dengan menambah orang. Perusahaan dapat mengurangi pekerjaan berulang melalui otomatisasi testing, deployment, monitoring, dan proses operasional lainnya.
Evaluasi alur kerja juga dapat membantu mengurangi waktu tunggu akibat persetujuan, koordinasi, atau proses yang tidak efisien.
Cara menghitung kebutuhan tambahan kapasitas tim IT
Perusahaan dapat memulai dengan pendekatan sederhana untuk memperkirakan kebutuhan tambahan tenaga.
1. Hitung total beban kerja
Buat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan dalam periode tertentu. Estimasikan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan berdasarkan kompleksitas dan pengalaman tim.
2. Hitung kapasitas efektif tim
Perhitungkan waktu kerja yang benar-benar tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan. Kurangi waktu untuk rapat, koordinasi, cuti, dukungan operasional, dan aktivitas lain yang tidak dapat dihindari.
3. Bandingkan beban kerja dengan kapasitas
Jika total estimasi pekerjaan secara konsisten lebih besar daripada kapasitas efektif tim, perusahaan perlu mengevaluasi prioritas dan kebutuhan tambahan sumber daya.
4. Tentukan keterampilan yang menjadi hambatan
Identifikasi apakah kekurangan kapasitas terjadi pada seluruh tim atau hanya pada fungsi tertentu. Misalnya, pekerjaan backend mungkin menumpuk sementara kapasitas frontend masih mencukupi.
5. Evaluasi kembali setelah penyesuaian
Setelah menambah personel atau mengubah proses kerja, pantau apakah backlog berkurang, proyek lebih terprediksi, dan kualitas pekerjaan tetap terjaga.
Pengukuran ini sebaiknya dilakukan secara berkala agar keputusan penambahan kapasitas tidak hanya didasarkan pada tekanan sesaat.
Kesalahan yang perlu dihindari saat menambah kapasitas IT
Beberapa keputusan yang kurang tepat dapat membuat penambahan personel justru menambah kompleksitas kerja.
- Merekrut tanpa memahami masalah utama yang dihadapi tim.
- Menambah developer tanpa memperjelas prioritas dan ruang lingkup proyek.
- Memilih kandidat hanya berdasarkan jumlah pengalaman tanpa mengevaluasi keterampilan yang relevan.
- Mengabaikan waktu onboarding dan transfer pengetahuan.
- Tidak menetapkan tanggung jawab antara tim internal dan eksternal.
- Menganggap penambahan jumlah orang selalu membuat proyek selesai lebih cepat.
Perusahaan perlu memastikan bahwa tambahan kapasitas benar-benar menjawab hambatan yang ada.
Penuhi kebutuhan kapasitas tim IT bersama BINAR
Perusahaan perlu menambah kapasitas tim IT ketika beban kerja terus meningkat, proyek baru membutuhkan keterampilan tambahan, atau tim internal tidak lagi mampu memenuhi prioritas bisnis secara konsisten.
Namun, keputusan tersebut perlu diawali dengan evaluasi terhadap beban kerja, kompetensi, durasi kebutuhan, dan anggaran. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan apakah kebutuhan lebih tepat dipenuhi melalui rekrutmen permanen, peningkatan kemampuan internal, atau IT outsourcing.
Melalui layanan BINAR IT Outsourcing, perusahaan dapat memperoleh dukungan talenta teknologi berdasarkan role, tech stack, dan tingkat senioritas yang dibutuhkan. Proses pencocokan talenta membantu perusahaan memperkuat kapasitas tim sesuai kebutuhan proyek.
Dengan strategi pemenuhan tenaga kerja yang tepat, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional, mempercepat pengembangan produk, dan membangun tim teknologi yang lebih siap menghadapi pertumbuhan bisnis.