Ketika perusahaan membutuhkan tambahan tenaga kerja, terutama untuk fungsi IT dan teknologi, dua istilah yang sering muncul adalah offshoring dan outsourcing. Keduanya memang sama-sama dapat membantu perusahaan mendapatkan kapasitas tambahan, tetapi konsepnya berbeda.
Secara sederhana, outsourcing berfokus pada siapa yang mengerjakan pekerjaan, sedangkan offshoring berfokus pada di mana pekerjaan tersebut dilakukan.
Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan tidak salah memilih model kerja berdasarkan asumsi bahwa offshoring dan outsourcing adalah hal yang sama.
Apa Itu Outsourcing?
Outsourcing adalah model kerja sama ketika perusahaan menggunakan pihak ketiga untuk mengerjakan sebagian fungsi atau pekerjaan tertentu. Pihak ketiga tersebut dapat menangani pekerjaan berdasarkan scope, durasi, jumlah tenaga kerja, atau kebutuhan bisnis yang telah disepakati.
Dalam konteks IT, misalnya, perusahaan dapat menggunakan outsourcing untuk mendapatkan software developer, QA engineer, DevOps engineer, atau talent teknologi lainnya tanpa harus membangun seluruh tim dari proses rekrutmen internal.
BINAR juga membahas lebih lanjut mengenai IT outsourcing, jenis, manfaat, dan tantangannya, termasuk bagaimana perusahaan dapat menyerahkan sebagian tanggung jawab teknologi kepada pihak ketiga.
Contoh outsourcing
Misalnya, sebuah perusahaan e-commerce membutuhkan lima software developer untuk mengembangkan aplikasi selama satu tahun. Daripada merekrut seluruh developer sebagai karyawan internal, perusahaan bekerja sama dengan vendor IT outsourcing untuk menyediakan talent sesuai kebutuhan.
Dalam contoh tersebut, yang menjadi ciri utama adalah adanya pihak ketiga yang menyediakan atau mengelola resource untuk perusahaan.
Outsourcing juga tidak harus dilakukan ke perusahaan di luar negeri. Vendor outsourcing dapat berada di kota atau negara yang sama dengan perusahaan pengguna.
Apa Itu Offshoring?
Offshoring adalah strategi memindahkan aktivitas atau pekerjaan ke negara lain. Berbeda dengan outsourcing, fokus utama offshoring adalah lokasi pekerjaan, bukan siapa yang mengerjakannya.
Contohnya, perusahaan yang berbasis di Singapura membangun tim software development di Indonesia. Tim tersebut dapat dikelola langsung oleh perusahaan Singapura atau menggunakan partner lokal.
Artinya, offshoring tidak selalu berarti outsourcing.
Perusahaan dapat melakukan offshoring dengan membangun dan mengelola operasionalnya sendiri di negara lain. Dalam model ini, perusahaan tetap memiliki kontrol langsung terhadap tim, tetapi harus menanggung kompleksitas seperti recruitment, payroll, legal compliance, management, dan operasional lokal.
Offshoring vs Outsourcing: Apa Perbedaannya?
Perbedaan paling mudah dipahami adalah dari pertanyaan yang ingin dijawab masing-masing model.
Outsourcing menjawab: siapa yang mengerjakan pekerjaan tersebut?
Offshoring menjawab: di mana pekerjaan tersebut dilakukan?
Karena memiliki fokus berbeda, keduanya sebenarnya tidak selalu menjadi dua pilihan yang saling berlawanan.
Fokus utama
Dalam outsourcing, perusahaan menyerahkan pekerjaan atau fungsi tertentu kepada pihak eksternal.
Sementara itu, offshoring berarti aktivitas tersebut dilakukan di negara lain. Perusahaan dapat mengelolanya sendiri atau menggunakan partner eksternal.
Karena itu, sebuah perusahaan bisa melakukan outsourcing tanpa offshoring. Sebaliknya, perusahaan juga bisa melakukan offshoring tanpa menggunakan vendor outsourcing.
Kontrol terhadap tim
Outsourcing umumnya membuat sebagian pengelolaan pekerjaan berada di tangan provider. Besarnya kontrol perusahaan bergantung pada model kerja sama, scope, kontrak, dan governance yang digunakan.
Dalam captive offshoring, perusahaan membangun tim sendiri di negara tujuan sehingga kontrol terhadap proses dan tim dapat lebih langsung. Namun, konsekuensinya adalah perusahaan juga harus mengelola lebih banyak aspek operasional.
Fleksibilitas
Outsourcing dapat memberikan fleksibilitas ketika perusahaan membutuhkan talent untuk proyek, periode tertentu, atau skill spesifik.
Misalnya, perusahaan membutuhkan tambahan backend developer untuk mengejar deadline pengembangan produk. Perusahaan dapat mencari talent melalui partner outsourcing tanpa harus membuat posisi permanen untuk kebutuhan tersebut.
Biaya
Biaya juga perlu dilihat secara menyeluruh. Offshoring memang dapat memberikan akses ke talent di negara dengan struktur biaya tenaga kerja yang berbeda, tetapi bukan berarti otomatis lebih murah.
Perusahaan tetap perlu menghitung biaya recruitment, payroll, infrastructure, legal, management, compliance, hingga koordinasi lintas negara.
Sementara itu, dalam outsourcing, sebagian biaya dan kompleksitas tersebut dapat ditangani oleh provider sesuai dengan model kerja sama.
Karena itu, membandingkan hanya gaji atau hourly rate dapat memberikan gambaran yang kurang lengkap.
Apa Itu Offshore Outsourcing?
Ada satu model yang menggabungkan kedua konsep tersebut, yaitu offshore outsourcing.
Offshore outsourcing terjadi ketika perusahaan menggunakan pihak ketiga yang berada di negara lain untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.
Contohnya, perusahaan di Singapura menggunakan vendor IT di Indonesia untuk menyediakan software developer. Perusahaan mendapatkan akses ke talent dari negara lain tanpa harus membangun entity dan mengelola seluruh operasional recruitment sendiri.
Perbedaannya dapat dipahami dengan sederhana:
- Outsourcing: pekerjaan dilakukan oleh pihak eksternal.
- Offshoring: pekerjaan dilakukan di negara lain.
- Offshore outsourcing: pekerjaan dilakukan oleh pihak eksternal yang berada di negara lain.
Model ini dapat menjadi pilihan ketika perusahaan ingin mengakses global talent pool tetapi tidak ingin membangun operasional sendiri di negara tujuan.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan Outsourcing?
Outsourcing dapat dipertimbangkan ketika kebutuhan perusahaan lebih berfokus pada akses terhadap talent atau kapasitas kerja.
Beberapa kondisi yang relevan antara lain:
Membutuhkan talent dengan cepat
Perusahaan memiliki proyek yang harus segera berjalan, tetapi proses hiring internal membutuhkan waktu lebih lama.
Membutuhkan skill khusus
Perusahaan membutuhkan kemampuan tertentu yang belum tersedia di dalam tim internal, misalnya cloud, DevOps, data engineering, atau software development.
Kebutuhan bersifat sementara
Jika kebutuhan talent hanya berkaitan dengan proyek atau periode tertentu, outsourcing dapat memberikan fleksibilitas tanpa harus menambah permanent headcount.
Ingin mengurangi beban administrasi hiring
Perusahaan tidak perlu menangani seluruh proses sourcing, screening, payroll, dan administrasi talent sendiri, tergantung model outsourcing yang digunakan.
Namun, perusahaan tetap perlu memastikan kebutuhan role dan scope pekerjaan sudah jelas. Project brief yang baik dapat membantu vendor memahami tujuan, scope, timeline, hingga indikator keberhasilan proyek. Lihat juga panduan cara membuat project brief IT yang jelas sebelum memulai kerja sama dengan vendor.
Kapan Offshoring Lebih Relevan?
Offshoring lebih berkaitan dengan strategi membangun kapasitas di negara lain. Karena itu, model ini biasanya membutuhkan kesiapan operasional yang lebih besar.
Offshoring dapat dipertimbangkan ketika perusahaan:
- Ingin membangun tim atau operasi jangka panjang di negara lain.
- Memiliki kemampuan mengelola tim lintas negara.
- Membutuhkan akses ke talent pool tertentu.
- Siap menangani aspek legal, HR, payroll, dan compliance di negara tujuan.
- Membutuhkan kontrol langsung terhadap operasional yang dibangun.
Misalnya, perusahaan teknologi global ingin membangun pusat engineering di Indonesia dan merekrut puluhan developer untuk mendukung pengembangan produknya dalam jangka panjang. Dalam kondisi seperti ini, offshoring dapat menjadi bagian dari strategi ekspansi operasional.
Bagaimana Menentukan Model yang Tepat?
Tidak ada satu model yang otomatis cocok untuk semua perusahaan. Keputusan sebaiknya dimulai dari kebutuhan bisnis, bukan hanya dari perbandingan biaya.
1. Tentukan apakah kebutuhan bersifat jangka pendek atau panjang
Jika perusahaan membutuhkan tambahan resource untuk proyek tertentu, outsourcing dapat memberikan fleksibilitas.
Jika perusahaan ingin membangun operasi dan tim permanen di negara lain, offshoring dapat menjadi bagian dari strategi tersebut.
2. Tentukan tingkat kontrol yang dibutuhkan
Pertimbangkan seberapa besar perusahaan ingin terlibat dalam recruitment, management, workflow, hingga performance management.
Semakin besar kontrol langsung yang dibutuhkan, semakin penting untuk mempertimbangkan struktur pengelolaan tim.
3. Hitung total cost, bukan hanya biaya talent
Jangan hanya membandingkan gaji atau tarif vendor.
Pertimbangkan pula biaya recruitment, onboarding, tools, management, payroll, infrastructure, compliance, hingga risiko ketika talent tidak sesuai.
Hal ini juga berlaku ketika perusahaan membandingkan biaya hire developer dengan outsourcing di Indonesia. Biaya tenaga kerja hanyalah salah satu komponen dalam menentukan model resource yang paling sesuai.
4. Pertimbangkan kemampuan internal
Offshoring membutuhkan kemampuan untuk mengelola tim dan operasional lintas negara.
Jika perusahaan belum memiliki infrastruktur tersebut, bekerja sama dengan partner outsourcing dapat menjadi pendekatan yang lebih sederhana karena sebagian proses dapat ditangani oleh provider.
5. Pastikan kebutuhan talent sudah spesifik
Sebelum memilih model, perusahaan perlu mengetahui role, senioritas, tech stack, tanggung jawab, dan target yang ingin dicapai.
Hal ini juga membantu mengurangi risiko mendapatkan talent yang tidak sesuai. Perusahaan dapat membaca cara mengurangi risiko salah hire tech talent untuk memahami aspek yang perlu diperhatikan ketika mencari tenaga IT.
Contoh Offshoring dan Outsourcing untuk IT
Dalam industri teknologi, kedua model ini dapat digunakan untuk kebutuhan yang cukup beragam.
Software development
Perusahaan dapat menggunakan outsourcing untuk menambah developer dalam pengembangan aplikasi tanpa membangun tim internal dari awal.
Sementara itu, perusahaan yang ingin membangun engineering center di negara lain dapat menggunakan strategi offshoring.
DevOps dan cloud
Perusahaan yang belum memiliki DevOps engineer dapat menggunakan talent eksternal untuk mendukung deployment, infrastructure, atau cloud operations.
Jika perusahaan kemudian ingin membangun tim engineering di negara lain secara permanen, kebutuhan tersebut dapat berkembang menjadi strategi offshoring.
Data dan AI
Kebutuhan data engineer, machine learning engineer, atau AI specialist sering kali membutuhkan skill yang cukup spesifik. Outsourcing dapat digunakan ketika perusahaan membutuhkan keahlian tersebut tanpa harus langsung membangun tim permanen.
Jadi, Offshoring atau Outsourcing?
Offshoring dan outsourcing bukan sekadar dua model yang harus dipilih salah satunya.
Outsourcing berfokus pada penggunaan pihak eksternal untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, sedangkan offshoring berfokus pada lokasi pekerjaan di negara lain. Keduanya bahkan dapat digabungkan melalui offshore outsourcing.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menentukan model berdasarkan kebutuhan talent, durasi proyek, tingkat kontrol, total cost, serta kemampuan internal dalam mengelola operasional.
Untuk perusahaan yang membutuhkan tambahan IT talent tanpa harus membangun seluruh proses recruitment dan pengelolaan talent dari awal, BINAR IT Outsourcing dapat membantu menyediakan talent berdasarkan role, tech stack, dan senioritas yang dibutuhkan. Prosesnya juga mencakup technical screening dan assessment untuk membantu perusahaan mendapatkan talent yang lebih sesuai dengan kebutuhan proyek.